Come scrivere una lettera di autorizzazione

Le lettere di autorizzazione servono a consentire a una persona l'accesso a risorse di un'altra, o a concedere il privilegio di svolgere un compito. Garantiscono la legittimità dell'accesso o definiscono l'ambito dei privilegi concessi. Ecco come redigere una lettera di autorizzazione base.

Occorrente

• Computer
• Programma di videoscrittura
• Stampante
• Carta intestata dell'azienda/organizzazione
• Penna

Istruzioni

1. Definire il tipo di autorizzazione necessario. Accesso a file, sistemi, risorse aziendali? Autorità temporanea in attesa di nomina definitiva? Definire scopo e ambito facilita la stesura.

2. Ottenere nome e indirizzo del destinatario. Una lettera formale è sempre indirizzata a una persona specifica con autorità per riconoscere e attuare le disposizioni.

3. Ottenere nome completo e dati identificativi di chi riceve l'autorizzazione. Il nome completo (non soprannomi) è necessario se serve l'autenticazione notarile. L'identificativo può essere matricola, codice fiscale, ecc., per garantire che la persona nominata corrisponda a chi riceve i privilegi.

4. Scrivere il corpo della lettera. Primo paragrafo: identificare la persona autorizzata e descrivere genericamente risorse/abilità concesse. Paragrafi successivi: specificare l'ambito, incluse autorizzazioni accessorie non evidenti. Ultimo paragrafo: indicare la durata con intervallo di date. Se indefinita, data d'inizio e "fino a nuova comunicazione".

5. Chiudere con info sul potere di chi emette la lettera di conferire tale autorità. Basta il titolo aziendale (presidente, capo dipartimento). Il titolo prova che l'emittente può estendere quei diritti.