Come organizzare un tour di gruppo

Radunare un gruppo di persone per esplorare un museo, una galleria o simili richiede diversi piani logistici. Per eseguire un tour di successo, devi considerare come si svolgerà il viaggio e le esigenze del gruppo in anticipo. Considera di soddisfare il tuo gruppo nell'area di interesse, sicurezza ed educazione, così la loro esperienza sarà piacevole. Se rimani organizzato, è più probabile che pianifichi il grande viaggio che i partecipanti si aspettano.

Istruzioni

1. Determina dove andrà il tuo gruppo. Identifica l'esposizione o lo spettacolo esatto che il tuo gruppo visiterà. Richiedi preventivi per tour di gruppo assicurandoti di chiedere sconti speciali per grandi gruppi e cosa è incluso in un pacchetto di gruppo.

2. Prenota alloggi generali per il gruppo inclusi blocchi di camere d'albergo e trasporto terrestre, se applicabile. Stabilisci quando e dove i partecipanti mangeranno e se il pacchetto per il tuo tour includerà tutti questi servizi.

3. Stabilisci le tue esigenze di personale per gestire il gruppo. Gruppi grandi o con bambini potrebbero richiedere accompagnatori o guide per tenere gli ospiti insieme e in pista. Distribuisci magliette o qualche identificatore unico in modo che i membri del tuo tour possano facilmente identificare chi stanno seguendo.

4. Recluta e registra il tuo gruppo. Fai sapere ai potenziali partecipanti del viaggio con dettagli completi. Crea un volantino o una cartolina che possa essere affissa in luoghi pubblici, distribuita a grandi gruppi e usata per promuovere il tour. Fornisci dettagli su come gli interessati possono registrarsi e prenotare il tour.

5. Preparati per il tuo tour. Crea sacchetti regalo per il tuo gruppo includendo opuscoli sulla location del tour, informazioni sull'area relative al tour, un itinerario e snack. Conferma il tuo arrivo con la location ospitante e altri fornitori come una compagnia di autobus o un catering. Conferma con i tuoi ospiti del tour eventuali dettagli dell'ultimo minuto, luoghi d'incontro o istruzioni speciali.

6. Goditi il tuo tour. Incoraggia il tuo gruppo a fare qualsiasi domanda. Fai attenzione al tuo programma per restare in linea con l'itinerario. Controlla con i partecipanti per assicurarti che siano soddisfatti e fai un conteggio prima della partenza per assicurare che tutti tornino in sicurezza.