Come Pianificare Viaggi di Gruppo

Che tu stia pianificando una grande vacanza in famiglia, una gita scolastica o un altro viaggio di gruppo, devi essere organizzato fin dall'inizio. Prima di iniziare a pianificare il viaggio devi conoscere lo scopo del viaggio e chi parteciperà. Acquista un quaderno o una cartella espandibile per conservare registrazioni di tour, prezzi e tutto ciò che devi fare durante la pianificazione. A seconda delle dimensioni del gruppo, dovrai iniziare a pianificare almeno sei mesi prima.

Istruzioni

1. Trova una destinazione con il gruppo. Siediti con i membri del gruppo e decidete dove volete andare, cosa volete vedere e quali obiettivi volete raggiungere. Se è per una scuola, scegli un posto dove i ragazzi possano divertirsi e imparare. Pianifica di andare in un luogo storico, come la capitale del tuo stato, Washington D.C. o un altro sito storico. Per gruppi religiosi, seleziona un posto dove il gruppo possa imparare e aiutare gli altri, ad esempio una comunità con un sistema scolastico debole per aiutare studenti con lettura, matematica e altre materie.
2. Cerca hotel alla destinazione. Chiama varie strutture per ottenere informazioni e tariffe per il periodo e la località previsti. Chiedi tariffe di gruppo e sconti speciali se avete più di un certo numero di persone e camere. Tieni presente che alcune compagnie di viaggio considerano un gruppo come più di 15 persone. Assicurati di avere questo numero di partecipanti prima di iniziare a chiamare per tariffe di gruppo.
3. Trova cose da fare in loco. Visita un'agenzia di viaggi, libreria, biblioteca o cerca online le attività alla destinazione. Chiama l'hotel o la Camera di Commercio locale per cose da fare in zona. Esamina il materiale raccolto e seleziona ciò che è appropriato per il tuo gruppo, poi proponi le idee al gruppo. Come gruppo, scegliete le attività insieme così la maggioranza sarà contenta del viaggio.
4. Decidi come viaggiare: aereo, bus, treno o auto. Se viaggi in aereo, treno o bus non noleggiato, pianifica come il gruppo si sposterà a destinazione. Informati su noleggi e opzioni di trasporto pubblico a destinazione.
5. Scrivi un itinerario degli eventi prima e durante il viaggio. Dai ai membri del gruppo un calendario di acconti, pagamenti finali e l'ultimo giorno per cancellare e ottenere un rimborso. Includi anche una lista di attività, orari di partenza e arrivo durante il viaggio.
6. Fai le prenotazioni. Una volta ricevuti gli acconti, inizia a fare le prenotazioni definitive di hotel e trasporto. Ottieni conferme da compagnie di viaggio, hotel e trasporti. Conserva tutte le conferme e l'elenco degli acconti di ogni membro in una cartella separata. Così puoi consultarla se qualcuno chiede quanto deve ancora pagare.
7. Programma tour e prenotazioni per i pasti. Esamina l'itinerario e fai una lista di tour e ristoranti che il gruppo vuole fare con tutti i contatti. Inizia a chiamare tutte le attività e organizza orari per tour e cene per il tuo gruppo.