Come scrivere una RFP per alloggi hotel

Aziende e molte altre organizzazioni tengono regolarmente riunioni e conferenze, nonché inviano delegazioni a fiere per promuovere prodotti e servizi. A volte i familiari si riuniscono in una località centrale per ritrovi. In tutti questi casi servono alloggi. Quindi, una parte importante della pianificazione è scrivere una Request for Proposal (RFP) a diversi hotel e centri congressi per vedere chi può offrire camere, servizi e amenità richieste al miglior prezzo.

Cosa ti serve

• Computer con software videoscrittura
• Stampante
• Elenco requisiti
• Budget

Istruzioni

1. Crea una copertina con: titolo proposta (es. "Hotel Accommodation RFP"), nome evento e azienda, contatti del referente (nome, indirizzo, email, telefono, fax), date inclusive dell'evento.
2. Esponi i fatti. Primo paragrafo: descrivi il tuo gruppo e numero partecipanti attesi, info sull'evento (conferenza annuale, workshop bimestrale?), se servono sale riunioni/banchetti, date evento.
3. Includi una discussione completa dei requisiti del gruppo sotto la voce "Requisiti". Usa sotto-voci: "Date" (arrivo/partenza date e orari), "Tipologie camere" (quante con letto king, queen, doppio, quante suite). Indica quante camere non-fumatori o accessibili disabili. Anche "Pasti" se necessari (quali pasti e date), dimensioni sale riunioni/banchetti necessarie.
4. Aggiungi sotto-voce "Richieste aggiuntive". Attrezzature audiovisive, parcheggio, navette aeroporto, palestra, piscina riscaldata, accesso WiFi.
5. Scrivi la sezione "Budget". Importo max per camera, tariffa a persona per banchetti, costi noleggio sale riunioni e eventuali rinfreschi.