Come creare un itinerario di viaggio per il capo

Un itinerario di prim'ordine è essenziale per un viaggio d'affari di successo. Segui questi passaggi per pianificarne uno per il tuo capo.

Istruzioni

1. Crea un documento Microsoft Word o qualsiasi altro documento di videoscrittura per il tuo itinerario di viaggio. Una versione digitata è di gran lunga superiore perché nessuna comunicazione andrà persa tra te e il tuo capo a causa di una calligrafia illeggibile.

2. Inizia l'itinerario con un breve titolo centrato in cima alla pagina. Scegli un titolo che indichi esattamente chi sta viaggiando, la loro destinazione specifica e lo scopo del viaggio. Per esempio, se il tuo capo si chiama Giovanni e va ad Atlanta per una conferenza di due giorni, intitola l'itinerario "Giovanni ad Atlanta Conferenza", o anche ometti il nome, lasciando "Conferenza Atlanta". Sotto questo titolo, metti le date del viaggio.

3. Dividi le sezioni dell'itinerario per giorno. Elenca i dettagli di ogni giorno sotto titoli di sezione in grassetto e sottolineati che indicano il giorno della settimana e la data ufficiale. Per esempio, "Martedì 3 Maggio 2007".

4. Organizza ogni giorno per orari di inizio. Se il tuo capo ha la colazione alle 8, una riunione alle 10 e il pranzo a mezzogiorno, ogni evento dovrebbe essere elencato per l'ora in cui inizia. Per esempio, se gli eventi sopra fossero tutti il 3 maggio, metteresti orizzontalmente ogni ora di inizio sotto la sezione "Martedì 3 Maggio" dell'itinerario. Se il tuo capo non ha attività durante una certa ora del giorno, è una buona idea aggiungere "Nessuna attività serale programmata" all'itinerario di viaggio così sapranno quando hanno tempo libero.

5. Allinea tutti i tuoi eventi e spaziali uniformemente per un itinerario di facile lettura. Se stai usando un videoscrittore, è una buona idea "allineare a sinistra" tutti i titoli delle sezioni e gli orari di inizio degli eventi. Dopo aver inserito un orario di inizio, premi il tasto "Tab" e digita una breve descrizione dell'evento. Includi dettagli importanti.

6. Rileggi. Assicurati di aver incluso ogni dettaglio importante e controlla ciascuno per accuratezza. Se il tuo capo vola e ha uno scalo, assicurati di includere la quantità di tempo tra i voli. Allo stesso modo, se alloggiano in un hotel, assicurati di aver incluso indirizzo, numero di telefono, email, costo e informazioni sul parcheggio. Se incontrano un cliente o una terza parte, includi quante più info possibile. I dettagli sono chiave quando si crea un itinerario di viaggio di successo!

7. Conferma i piani di viaggio. Il giorno prima che il tuo capo parta, chiama o invia email a compagnie aeree, hotel, guide turistiche, clienti e società di noleggio auto per assicurarti che tutto sia in ordine. Se il tuo capo arriva in aeroporto e scopre che il suo volo è cambiato da Delta a un altro vettore, farete entrambi una brutta figura!

8. Stampa l'itinerario e tutte le conferme di prenotazione. Crea una cartella viaggio. Marca la documentazione chiaramente in modo che sia facile da capire, facile da trovare e facile da consultare.