Come organizzare viaggi di lavoro per il tuo capo

Organizzare un viaggio per se stessi è semplice perché si conoscono le proprie preferenze. Tuttavia, il viaggio organizzato per il proprio capo può incontrare intoppi se non si controlla ogni dettaglio e non si fanno domande specifiche su ciò che desidera. Ricorda che il tuo compito è garantire che il viaggio vada alla perfezione, quindi verifica ogni prenotazione due volte.

Istruzioni

1. Chiedi tutti i dettagli del viaggio. Scopri a che ora vuole partire e se preferisce volare, guidare o prendere il treno. Informati sugli impegni da svolgere durante il viaggio, come conferenze o riunioni, e se c'è altro che vorrebbe fare durante il soggiorno.

2. Cerca voli o treni online che si adattino all'agenda del tuo capo. Prenota il prima possibile. Chiedi se preferisce posto finestrino o corridoio e se vuole volare in business o prima classe. Prima di acquistare, stampa l'itinerario selezionato e chiedi la sua approvazione. È meglio fare questo passaggio che prenotare per errore un volo non gradito. Usa il suo numero frequent flyer durante la prenotazione.

3. Chiedi le preferenze su catene alberghiere e posizione e seleziona un hotel. Scegline uno vicino all'evento a cui deve partecipare e con servizio navetta se non prevede di noleggiare un'auto. Comunica all'hotel l'orario previsto di check-in e check-out. Verifica che l'hotel offra ciò che preferisce: palestra, letti king-size, minibar, connessione internet.

4. Prenota gli altri servizi necessari per il viaggio, come cene, iscrizioni a conferenze o noleggio auto. Chiedi le preferenze del tuo capo invece di supporre che vada bene qualsiasi cosa tu scelga.

5. Crea un itinerario di viaggio dettagliato. Includi i dettagli del giorno di partenza: numeri di volo, nomi degli aeroporti e orari. Se il tuo capo prevede di guidare, stampa mappe e indicazioni stradali. Elenca i numeri di telefono di hotel e luoghi degli incontri. Indica ristoranti o caffè vicini per pasti veloci.

6. Conferma tutte le prenotazioni il giorno prima del viaggio come precauzione aggiuntiva.