Come Ridurre le Spese di Viaggio d'Affari

Biglietti aerei, auto a noleggio, pasti fuori: viaggiare per affari è spesso una necessità, e costosa. Fortunatamente, ci sono molti modi semplici per ridurre le spese per i viaggiatori d'affari. Attraverso una pianificazione oculata e un uso abile delle risorse finanziarie, voi o la vostra azienda potete risparmiare una somma considerevole durante i viaggi d'affari. Quindi fate le valigie e mettetevi in viaggio: potete permettervelo.

Cosa Vi Serve

• Carta fedeltà miglia aeree o carta di credito aziendale
• Computer
• Connessione internet
• Telefono
• Elenco telefonico

Istruzioni

Carte fedeltà e programmi punti

Passo 1: Iscrivetevi a programmi miglia/punti

Iscrivetevi a un programma miglia aeree o punti viaggio. Cercate di volare, noleggiare e soggiornare sempre con compagnie partner per accumulare punti costantemente. Potete iscrivervi online, per posta, o di persona in aeroporto, hotel o agenzia noleggio. I punti si convertono in soggiorni e viaggi gratuiti.

Passo 2: Moltiplicate i programmi se usate più fornitori

Se viaggiate molto e usate un paio di compagnie diverse per voli, noleggi o hotel, iscrivetevi ai loro programmi punti; valgono i 15-20 minuti extra per compilare le domande. A volte i membri ricevono offerte speciali per viaggi più economici, upgrade e accumulo punti extra: tutti benefici che fanno risparmiare denaro.

Passo 3: Carte di credito affiliate ai programmi

Considerate di richiedere una carta di credito o bancomat aziendale affiliata a uno dei vostri programmi punti. Quando prenotate viaggi con queste carte, specialmente direttamente tramite la compagnia, guadagnate punti extra per voli, noleggi e soggiorni gratuiti. Cercate una carta senza fee annuale o bassa, tasso d'interesse minimo e poche date di blackout per viaggi pagati con punti.

Passo 4: Pagate il saldo mensilmente

Pagate più saldo possibile ogni mese per evitare interessi e oneri finanziari, e pagate sempre il minimo in tempo per evitare penali per ritardo.

Passo 5: Carte multiple per programmi diversi

Se usate estensivamente più di un programma punti, considerate un'altra carta di credito/debito affiliata a quel programma. Addebitate su ogni carta secondo il programma punti. Voli Delta su carta affiliata a Delta, voli US Airways su carta affiliata a US Airways.

Comfort, non Lusso

Passo 6: Volate economy e prenotate in anticipo

Tutti vogliamo viaggiare comodi, ma comfort e lusso sono due cose diverse. Riducete le spese volando economy e prenotando almeno 60 giorni prima quando possibile. Se dovete volare business, considerate di usare punti per l'upgrade, spesso più economico di una tariffa business piena. Alternativamente, contattate i consolidatori di biglietti (cercateli in elenco o online) che offrono tariffe business a prezzo inferiore.

Passo 7: Noleggio auto e trasporti

Riducete le spese di noleggio affittando un'auto più piccola, meno recente, con buon consumo di carburante, o, se adeguatamente assicurati e praticabile, pagate il rimborso chilometrico ai colleghi per usare i loro veicoli per brevi spostamenti nella zona dell'azienda. Pagate la piccola fee assicurativa, in caso di incidenti. Scoraggiate auto con autista e taxi, incoraggiate i dipendenti a usare i trasporti pubblici quando possibile. Nelle grandi città, camminare e usare i mezzi pubblici fa risparmiare molto sui parcheggi.

Passo 8: Hotel economici ma confortevoli

Riducete i costi alberghieri scegliendo hotel economy o business a prezzo ragionevole vicino dove si svolge il lavoro, o ben collegati dai mezzi pubblici. Gli hotel devono essere puliti e confortevoli, non lussuosi. Prenotate hotel che includono colazione e Wi-Fi nel prezzo. Quando possibile, prenotate aparthotel per viaggi d'affari così i dipendenti risparmiano sui pasti fuori cucinando da soli. Fate condividere camere o suite con zone notte separate.

Passo 9: Pasti e minibar

Non rimborsate pasti costosi fuori (eccetto quando richiesto per ospitare clienti attuali o potenziali) o uso del minibar. Consigliate ai dipendenti di comprare snack e bevande in stazioni di servizio o supermercati e mangiare in ristoranti di fascia media per pranzo e cena. Stabilite un budget giornaliero per i pasti, niente alcol, e rispettatelo.

Viaggiate Meno

Passo 10: Riunioni a distanza

Per ridurre le spese, viaggiate meno. Quando possibile, conducete riunioni brevi via telefono, chat, email o videoconferenza.

Passo 11: Valutate il ROI del viaggio

Riflettete attentamente se una conferenza, potenziale cliente o riunione vale il viaggio. Alcuni eventi lontani o clienti distanti potrebbero non valere la spesa. Se non è probabile fare profitto o almeno pareggiare, o se non siete sicuri che valga tempo e denaro, non andate.

Passo 12: Accorpate i viaggi nella stessa zona

Pianificate i viaggi in modo che quelli nella stessa area coincidano. Se avete un evento o conferenza nella stessa zona generale di un cliente o potenziale cliente, cercate di inserire più riunioni ed eventi possibile in quell'area. Poi prenotate un solo volo e usate mezzi pubblici o auto a noleggio per raggiungere clienti e riunioni nella zona.