Come Scrivere una Lettera Commerciale

Come vi presentate voi e la vostra azienda nella corrispondenza scritta riflette l'immagine della vostra compagnia. Può essere un'introduzione ai vostri prodotti o servizi, e fare una buona prima impressione è spesso cruciale per il successo. Una lettera o email mal scritta può affondare rapidamente la vostra azienda. Il vostro obiettivo dovrebbe essere presentare una lettera coerente, grammaticalmente corretta e senza errori ortografici.

Cosa Serve

• Accesso a computer o macchina da scrivere con memoria (preferibilmente con correzione ortografica)
• Carta (preferibilmente carta fine con intestazione/buste coordinate)

• Francobolli
• Busta

Istruzioni

1. Intestazione di qualità
   Iniziate con un'ottima intestazione. Carta di alta qualità (preferibilmente con filigrana) e buste coordinate. Non dovete per forza comprare intestazioni stampate: il vostro software potrebbe crearne una buona. Generalmente la stampa deve presentare info di contatto e nome dell'azienda. Ci sono varianti: info di contatto di lato o in basso sulla carta.
2. Margine sinistro
   Iniziate a scrivere con margine. La corrispondenza commerciale dovrebbe solitamente iniziare con tutto il testo allineato al margine sinistro.
3. Nome del destinatario specifico
   Cercate di scoprire il nome di una persona specifica a cui indirizzare la lettera. Molte lettere finiscono nel cestino, si perdono o vanno a destinatari non intenzionati se non specificate a chi è indirizzata.
4. Saluto formale
   Usate "Gentile Sig." o "Gentile Sig.ra" nel saluto se inviate una lettera. La vecchia scuola richiederebbe lo stesso tipo di saluto per un'email. Tuttavia, in un'email aziendale, la netiquette permette più flessibilità incluso rivolgersi per nome.
5. Rileggi e correggi
   Rileggi la lettera con correzione ortografica o dizionario e correggi. Guarda sempre "anteprima di stampa" prima di stampare. L'impaginazione deve essere gradevole alla vista.
6. Firma autografa
   Firmate la lettera. Evitate il timbro per la firma. Una firma vera è molto più efficace. Una firma attraente non è né troppo grande né troppo piccola. Secondo il tipo di lettera, potete usare una firma più elaborata.
7. CC per altri destinatari
   Indicate i nomi degli altri destinatari con "cc:" qualche spazio sotto la firma. Esempio: se inviate a "Mario Rossi" con copia a "Luigi Verdi", scrivete "cc: Luigi Verdi".
8. Indirizza la busta
   Indirizzate la busta al destinatario previsto scrivendo nome e indirizzo sulla busta, o usando etichette indirizzo. Fate lo stesso per il vostro indirizzo mittente.
9. Stampa lettera ed etichette
10. Francobolli
    Usate un affrancatrice per stampare le etichette di affrancatura, se potete. Presenta un aspetto più professionale.
11. Spedisci la lettera