Come impostare un Corporate Travel Policy

Se la vostra azienda fa viaggi regolari di lavoro , si sa che il viaggio può diventare rapidamente uno dei vostri più grandi spese . Impostazione di una travel policy aziendale è il modo migliore per mantenere bassi i costi e per ottenere i vostri dipendenti sulla stessa pagina . Una politica turistica in modo da garantirvi persone hanno confini e le linee guida da utilizzare al momento di pianificare i viaggi . Inoltre , con i contratti corrette nel luogo , la vostra azienda può ottenere sconti e tangenti alla fine dell'anno . Quanto si può ottenere dipende dalla quantità si viaggia . Ecco come impostare una travel policy aziendale che potranno beneficiare tutti i soggetti coinvolti . Istruzioni
1

Fai un elenco delle città in cui la vostra azienda fa tipicamente business. Determinare quali compagnie aeree vanno a tutte le destinazioni necessarie . Contattare ogni compagnia aerea prescelta , e chiedere un rappresentante sugli appalti aziendale . Utilizzando precedente budget di viaggio della vostra azienda , stimare quanti viaggi vostra azienda fa ogni anno . Dite al rappresentante quanti soldi l'azienda spende in viaggio . Fategli sapere il numero di viaggi stimati per il prossimo anno . Chiedi a quello che la compagnia aerea può fare per voi se si vola unicamente sulla loro carriera . Le compagnie aeree in grado di offrire un paio di opzioni di risparmio . Contattare diverse compagnie aeree e confrontare. Fare la matematica , e decidere quale opzione darebbe il massimo sconto. Ottenere il vostro affare per iscritto .
2

Ripetere il processo di negoziazione con i fornitori di auto e di hotel . Tenere almeno due ciascuno dei venditori di auto e di hotel, comunque . Non si sa mai quando queste cose possono ottenere oltre - prenotato .
3

Scrivi su. Assegnare un membro dello staff o il vostro agente di viaggi aziendali di scrivere tutti i dettagli delle vostre nuove politiche e procedure di viaggio . Assicurarsi che tutti i dipendenti sanno che sono tenuti a rispettare le vostre offerte negoziate . Ne fanno una politica aziendale che i viaggi sono prenotati solo dai propri fornitori preferiti . Trovare un modo per rispettare questo controllando sui viaggi , e hanno un sistema di approvazione in vigore . Non si vuole sopraffare i dipendenti per essere troppo severo , ma spiegare il motivo per cui questo dovrebbe essere seguita per il beneficio di tutti.
4

Tenere track.Ask i vari fornitori di viaggio per la fornitura di con una relazione trimestrale per monitorare l'utilizzo . Avere il vostro reparto contabilità per partenze un database di registrare tutte le spese di viaggio correlati. Incontro con tutti i dipendenti che non seguono la politica , e sottolineare l'importanza dei risparmi sui costi . La vostra azienda sta per salvare migliaia di dollari all'anno aderendo ad una travel policy negoziato .
5

Fare uso di un agente di viaggio . Se non si dispone di un agente di viaggio on-site , cercare un agenzia specializzata in viaggi aziendali . Avvertire il vostro agente di vostro trasportatori e contratti preferite. Il vostro agente di viaggio può aiutare tutti i dipendenti quando prenotano viaggi aziendali . Questo sarà apprezzato dai vostri dipendenti in quanto prende un carico di lavoro fuori dei loro spalle , e vi darà la pace della mente nel sapere che la vostra politica di viaggio aziendale è in corso di esecuzione .