Come Stabilire una Politica di Viaggio Aziendale

Se la tua azienda effettua regolari viaggi d'affari, sai che i viaggi possono rapidamente diventare una delle maggiori spese. Stabilire una politica di viaggio aziendale è il modo migliore per tenere i costi bassi e allineare i dipendenti. Una politica di viaggio assicura che le persone abbiano confini e linee guida da usare quando pianificano i viaggi. Inoltre, con i contratti corretti in atto, la tua azienda può ottenere rimborsi e kickback a fine anno. Quanto puoi ottenere dipende da quanto viaggi. Ecco come stabilire una politica di viaggio aziendale che avvantaggi tutti.

Istruzioni

1. Fai una lista delle città in cui la tua azienda fa tipicamente affari. Determina quali compagnie aeree servono tutte le destinazioni necessarie. Contatta ciascuna compagnia aerea scelta e chiedi a un rappresentante un contratto aziendale. Usando il budget di viaggio precedente della tua azienda, stima quanti viaggi fa la tua azienda all'anno. Di' al rappresentante commerciale quanti soldi la tua azienda spende in viaggi. Fagli sapere il numero di viaggi stimati per l'anno prossimo. Chiedi cosa può fare la compagnia aerea per te se voli esclusivamente con loro. Le compagnie aeree possono offrire un paio di opzioni di risparmio. Contatta diverse compagnie aeree e confronta. Fai i conti e decidi quale opzione ti darebbe lo sconto maggiore. Metti l'accordo per iscritto.

2. Ripeti il processo di negoziazione con fornitori di auto a noleggio e hotel. Mantieni almeno due fornitori per auto e hotel, però. Non sai mai quando queste cose possono andare in overbooking.

3. Scrivi la policy. Assegna un collaboratore o il tuo agente di viaggio aziendale di redigere tutti i dettagli delle tue nuove politiche e procedure di viaggio. Assicurati che tutti i dipendenti sappiano che si aspetta che onorino i tuoi accordi negoziati. Fai in modo che sia una policy aziendale che i viaggi siano prenotati solo dai tuoi fornitori preferiti. Trova un modo per farla rispettare controllando i viaggi e mettendo in atto un sistema di approvazione. Non vuoi sopraffare i tuoi dipendenti essendo troppo severo, ma spiega il motivo per cui tutto questo dovrebbe essere seguito per il bene di tutti.

4. Tieni traccia. Chiedi ai vari fornitori di viaggio di fornirti un report trimestrale per monitorare l'utilizzo. Fai iniziare al tuo dipartimento contabile un database che registri tutte le spese relative ai viaggi. Incontra i dipendenti che non seguono la policy e sottolinea l'importanza del risparmio sui costi. La tua azienda può risparmiare migliaia di dollari all'anno aderendo a una politica di viaggio negoziata.

5. Utilizza un agente di viaggio. Se non hai un agente di viaggio interno, cerca un'agenzia specializzata in viaggi aziendali. Avvisa il tuo agente sui tuoi vettori preferiti e contratti. Il tuo agente di viaggio può poi aiutare tutti i tuoi dipendenti quando prenotano viaggi aziendali. Questo sarà apprezzato dai tuoi dipendenti perché toglie un carico di lavoro dalle loro spalle, e ti darà tranquillità sapendo che la tua politica di viaggio aziendale viene applicata.