Procedure di prenotazione alla reception alberghiera

Secondo il sito Career Planner, un addetto alle prenotazioni alberghiere deve accogliere i visitatori registrando e assegnando camere, consegnando chiavi, trasmettendo e ricevendo messaggi, tenendo registri delle camere occupate e dei conti degli ospiti, effettuando e confermando prenotazioni e riscuotendo pagamenti alla partenza. L'addetto deve avere eccellenti capacità di servizio clienti, insieme a un comportamento amichevole, poiché sarà la voce dell'hotel.

Disponibilità delle camere

Ogni mattina, l'addetto alle prenotazioni aggiornerà i suoi archivi, in modo da conoscere un conteggio accurato delle camere disponibili. Questa è un'informazione vitale da conoscere prima di procedere con la prenotazione di un ospite.

Ricezione della chiamata

Quando un ospite decide di soggiornare in un hotel, chiamerà l'addetto alle prenotazioni. È compito dell'addetto cercare rapidamente e accuratamente una camera disponibile per la durata del soggiorno desiderata dall'ospite. È importante che l'addetto parli in modo amichevole e competente, poiché è il primo contatto con cui l'ospite parlerà; quindi, è suo compito fare una buona prima impressione.

Sistemazioni

Registrare ed eseguire le sistemazioni richieste da ogni singolo ospite. Hotel diversi offrono sistemazioni diverse, ma dimensione del letto, preferenza per fumatori/non fumatori e orario di arrivo e partenza sono alcuni dei principali servizi che la maggior parte degli hotel offre ai propri ospiti. Assicurarsi di fornire le sistemazioni preferite dall'ospite è un punto chiave per garantire la soddisfazione del cliente.

Verifica del pagamento

Verificare il metodo che l'ospite utilizzerà per pagare la camera. Alcuni hotel richiedono un deposito, e una carta di credito sarà necessaria per garantire la camera. Eseguire la transazione con la carta di credito per assicurarsi che sia approvata prima di terminare la conversazione. L'ospite deve presentare la carta di credito all'addetto all'arrivo per verificare la sua identità.

Prenotazione completata

Concludere la prenotazione. Dopo che l'addetto ha raccolto tutte le informazioni necessarie, può ufficialmente confermare la prenotazione alberghiera. Chiedere all'ospite se c'è qualcos'altro di cui ha bisogno, ringraziarlo per la chiamata e assicurargli che il suo soggiorno sarà il più piacevole possibile. Una volta terminata la chiamata, inviare un'email di conferma, se l'ospite ha fornito il suo indirizzo email, insieme a un link al sito web dell'hotel. Invitare l'ospite a visitare il sito per vedere foto dell'hotel e un elenco di attività da fare intorno al complesso alberghiero.